Cuidados e obrigações com o novo Formulário Digital de Beneficiários Finais (e-BEF)

Com a publicação da Instrução Normativa RFB nº 2.290/2025, o Formulário Digital de Beneficiários Finais (e-BEF) foi instituído. A nova regulamentação entrou em vigor em 1º de janeiro de 2026 e tem como objetivo centralizar, modernizar e simplificar a prestação de informações sobre beneficiários finais de pessoas jurídicas e arranjos legais, alinhando o Brasil às melhores práticas internacionais de transparência corporativa.

Por meio do e-BEF, determinadas entidades domiciliadas no Brasil e no exterior passam a informar diretamente à Receita Federal as pessoas físicas que, em última instância, detêm, controlam ou exercem influência significativa sobre sua estrutura societária. O descumprimento dessa obrigação pode resultar na suspensão da inscrição no CNPJ e em outras penalidades previstas na legislação aplicável.

A seguir, destacamos os principais aspectos da nova obrigação acessória e os cuidados que devem ser observados pelas entidades potencialmente sujeitas ao seu cumprimento.

Formulário E-BEF: O que é

Trata-se de um formulário exigido para fins cadastrais pela RFB na IN RFB nº 2.290/2025, que estabelece a necessidade de que determinadas entidades informem o seu beneficiário final.

Estão obrigadas a entregar o formulário as Entidades no Brasil (sociedades civis e comerciais, associações, cooperativas e fundações domiciliadas no Brasil), inclusive suspensas e inaptas, que pratiquem ato ou negócio sujeito a inscrição no CNPJ, bem como Entidades no Exterior (Pessoas Jurídicas e arranjos legais como Trusts) que sejam titulares de direitos, exerçam atividades ou pratiquem negócio jurídico no Brasil sujeito a inscrição no CNPJ.

Estão dispensadas da entrega desta obrigação as sociedades anônimas de capital aberto e suas controladas, MEI e empresário individual, sociedades simples ou limitadas com faturamento de até R$ 4,8MM, PJs com ações negociadas em mercado regulado reconhecido pela CVM no exterior e fora de paraíso fiscal, entre outros.

Para fins da obrigação em comento, considera-se beneficiário final a pessoa física que, situada em algum ponto da cadeia societária da entidade, se enquadre em uma de duas situações: (I) aquela que, em última instância e de forma direta ou indireta, possui, controla ou influencia significativamente a entidade; ou (II) aquela em nome de quem uma transação é conduzida. Nesse sentido, presume-se a existência de influência significativa quando a entidade:

• Possuir mais de 20% (vinte por cento) do capital da entidade nacional, isoladamente ou em conjunto com pessoas a elas ligadas; ou
• Detiver, direta ou indiretamente, preponderância nas deliberações sociais e o poder de eleger a maioria dos administradores de entidade nacional, ainda que sem controlá-la.

Trusts e Administradores

No caso dos Trusts, devem ser informados as seguintes Pessoas Físicas:

• Instituidor (settlor);
• Administrador (trustee);
• Curador (protector);
• Beneficiários (beneficiaries);
• Qualquer outra pessoa física que exerça o controle final efetivo do trust;

Quando a offshore tiver sócio ou acionista que não seja pessoa física, ela precisa manter um organograma da cadeia societária inteira até chegar ao beneficiário final pessoa física. Esse organograma deve estar registrado no órgão competente do país de origem ou assinado pelo representante legal no Brasil, e precisa identificar cada entidade da cadeia pelo nome empresarial, número de identificação fiscal no país de origem e país de origem.

Ainda, caso não seja possível identificar uma pessoa natural que atenda à definição de beneficiário final, deverão ser informados aqueles que exercem a administração da entidade, tais como diretores ou presidente que têm controle sobre a gestão da entidade.

Fundos de Investimento

Os fundos de investimento domiciliados no Brasil e regulados pela CVM ficam dispensados de informar beneficiários finais pelo e-BEF quando já prestam mensalmente essas informações à RFB por meio da Coleta Nacional.  A transmissão da e-Financeira não substitui essa obrigação nem afasta o cumprimento das regras da IN RFB nº 2.119/2022, com as alterações da IN RFB nº 2.290/2025.

Já nos fundos domiciliados no exterior, os cotistas podem ser tratados como beneficiários finais se possuírem direitos, exercerem atividades ou realizarem negócios no Brasil que exijam inscrição no CNPJ, inclusive quando houver cadeia societária intermediária. Fundos no exterior voltados à aplicação em mercados financeiro e de capitais seguem o faseamento do Anexo Único da IN RFB nº 2.290/2025, e a mesma lógica vale para fundos estruturados para planos de previdência complementar ou seguros de pessoas no exterior. Quando um fundo nacional tem como cotista outro fundo nacional, ambos regulados pela CVM, a prestação das informações à RFB fica a cargo dos administradores ou distribuidores por conta e ordem de cada fundo.

Formulário E-BEF: Informações e Prazo para entrega

A declaração é feita pelo E-BEF, no Portal de Serviços Digitais da Receita Federal, de forma centralizada pela matriz. Conforme indicado no Manual da E-BEF, o acesso é sempre realizado por pessoa física (representante legal ou procurador) via login gov.br nível prata ou superior, nunca por certificado de CNPJ. O formulário vem pré-preenchido com dados dos sistemas da Receita, mas a conferência é obrigatória. Deve ser apresentado:

• Anualmente, até o último dia do ano-calendário, caso não tenha ocorrido nenhuma das hipóteses acima;
• Em até 30 dias da inscrição no CNPJ (declaração inicial), da alteração dos beneficiários finais ou da data em que a entidade passar à condição de obrigada;
• Em até 30 dias (prorrogável por mais 30) no caso das entidades obrigadas apenas mediante solicitação da RFB.

Dados a Informar e Documentação

Para todo beneficiário final, informa-se o período e a condição que o caracterizam. Quando a condição exigir, indica-se também o percentual de participação ou direito de voto.

• Beneficiário com CPF: basta o CPF, a data inicial (e a data final, se a participação já tiver se encerrado) e a condição.
• Estrangeiro sem CPF: nome completo, data de nascimento, nacionalidade e naturalidade, documento de identificação ou passaporte com país emitente, país de residência fiscal e respectivo NIF (com upload obrigatório da imagem do NIF), endereço de residência permanente com país e e-mail de contato. O passaporte é opcional.
• Representante/procurador de beneficiário final não residente, se houver: nome completo, endereço de residência permanente e CPF.

Vale ressaltar que não há documentos a serem encaminhados no formulário. Entretanto, para entidades no Exterior, necessário manter a seguinte documentação disponível pelo prazo mínimo de 5 anos, em caso de eventual questionamento das autoridades fiscais:

• Ato constitutivo no país de origem (ou certidão de inteiro teor) comprovando a composição atual do capital social ou dos direitos de voto;
• Ato que demonstre os poderes do representante legal no país de origem, se não constar do ato constitutivo;
• Documento de identificação ou passaporte do representante legal no país de origem e do(s) beneficiário(s) final(is), caso não tenham CPF;
• Outros atos societários ou deliberativos previstos na legislação do país de origem;
• Procuração que nomeia o representante legal no Brasil (dispensada para entidades estrangeiras inscritas no CNPJ via CVM);

Havendo sócio ou acionista que não seja pessoa física, mantém-se a documentação de toda a cadeia até o beneficiário final pessoa física (salvo se os sócios já constarem do QSA no CNPJ — não se aplica a sociedades por ações).

No caso de entidade estrangeira, exige-se organograma da cadeia societária, registrado no órgão competente do país de origem ou assinado pelo representante legal no Brasil, identificando cada entidade pelo nome empresarial, número de identificação fiscal no país de origem e país de origem, até chegar ao(s) beneficiário(s) final(is).

Penalidades

A não apresentação do e-BEF, a apresentação com omissões ou incorreções, ou a falta de exibição da documentação quando solicitada levam à suspensão da inscrição no CNPJ — antes da qual a Receita intima a entidade e concede 30 dias para regularizar a pendência ou comprovar a dispensa.

Suspenso o CNPJ, a entidade fica impedida de movimentar contas bancárias, fazer aplicações financeiras, obter empréstimos, emitir certidões de regularidade fiscal e realizar as demais operações do art. 48 da IN 2.119/2022; no caso de entidade estrangeira, esse impedimento não alcança as operações necessárias ao retorno do investimento ao país de origem nem ao cumprimento de obrigações assumidas antes da suspensão.

A equipe do PGBR Advogados fica à disposição em caso de eventuais dúvidas sobre o assunto.